Η διαθέσιμη ρευστότητα (πραγματική ή πιστωτική) είναι για την επιχείρηση ότι το αίμα για τον ανθρώπινο οργανισμό. Κινεί τα πάντα και εξασφαλίζει τη βιωσιμότητα και την υγεία της επιχείρησης. Η ανεπάρκεια των ταμειακών ροών έχει σοβαρές επιπτώσεις στην επιχείρηση, για το λόγο αυτό θα πρέπει να γίνεται συστηματική παρακολούθησή τους.

Συστήνεται στις επιχειρήσεις να καταρτίζουν ένα πρόγραμμα ταμειακών ροών (cash flow report) που θα αποτελεί την πυξίδα για την επιβίωσή τους. Η κατάρτιση τέτοιου προγράμματος είναι απλή και απαραίτητη για τον έλεγχο των ροών μετρητών από και προς την επιχείρηση.

Πρακτικά σχεδιάζεται ένας πίνακας ο οποίος έχει 13 στήλες, αν η επιχείρηση θέλει να παρακολουθεί τις ταμειακές της ροές σε μηνιαία βάση. Αντίστοιχα, αν η επιθυμία είναι παρακολουθούνται οι ροές σε ημερήσια βάση θα πρέπει να σχεδιαστούν 12 πίνακες (ένας για κάθε μήνα του έτους) με 32 στήλες ο καθένας. Ο σχεδιασμός του πίνακα είναι απλός και υλοποιείται στο, συνήθως, οικείο περιβάλλον ενός υπολογιστικού φύλλου excel.

Στην πρώτη στήλη του πίνακα καταγράφουμε με τη σειρά τις πηγές των εσόδων (π.χ. είσπραξη από πωλήσεις τοις μετρητοίς, είσπραξη μέσω πιστωτικής κάρτας, είσπραξη επιταγής κλπ) και συνεχίζουμε κάνοντας το ίδιο με τις κατηγορίες των πληρωμών που πρέπει να γίνουν στην ίδια περίοδο (π.χ. ενοίκιο, μισθοδοσία, ΔΕΗ, πληρωμή επιταγής μεταχρονολογημένης κλπ).

Στις επόμενες στήλες συμπληρώνουμε τα ποσά που αντιστοιχούν σε κάθε πηγή για τον συγκεκριμένο μήνα.

Ένα υπόδειγμα πίνακα ταμειακών ροών μπορεί να αναζητηθεί δωρεάν από το Κέντρο Εθελοντών Μάνατζερ Ελλάδος (ΚΕΜΕΛ) στη διεύθυνση http://www.kemel.gr/articles/provlepomeni-tameiaki-roi

Η διαφορά που θα υπάρχει κάθε μήνα μεταξύ των εισπράξεων και των πληρωμών, μας δείχνει αν θα καλύπτει η επιχείρηση τις υποχρεώσεις της ή αν θα πρέπει να προετοιμαστεί έγκαιρα για να εξασφαλίσει μετρητά (μέσω δανεισμού, έκτακτων εισπράξεων, εκπτώσεων, προσφορών, κλπ). Η αρνητική διαφορά δείχνει τις ανάγκες σε κεφάλαιο κίνησης ανά μήνα.

Φανταστείτε την οικονομική λειτουργία της επιχείρησης σαν ένα κύκλο: τα ρευστά που προέρχονται από τους πελάτες μετατρέπονται σε πρώτες ύλες, εμπορεύματα και αξία υπηρεσιών, μετά σε πωλήσεις (απαιτήσεις από πελάτες) και τέλος πάλι σε μετρητά με την είσπραξη από τους πελάτες μας. Όσο μικρότερες χρονικά είναι οι φάσεις αυτού του κύκλου που δεν κινούνται ρευστά, τόσο ποιο επιτυχημένη και κερδοφόρα θα είναι η επιχείρησή μας.

Το χρονοδιάγραμμα των εισπράξεων πρέπει – ιδανικά - να είναι συντομότερο από το χρονοδιάγραμμα των πληρωμών. Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να καταβάλλεται προσπάθεια ώστε τα προβλεπόμενα έξοδα να συσχετίζονται με προβλεπόμενα έσοδα της ίδιας χρονικής περιόδου. Π.χ. εάν πρέπει να αποπληρωθεί μία παραγγελία στον προμηθευτή «Χ» σε 45 μέρες, θα πρέπει να συσχετιστεί με έσοδα που προβλέπεται να έχουν πραγματοποιηθεί το αργότερο εντός 45 ημερών. Με τον τρόπο αυτό μόνο άμεσα ή έκτακτα έξοδα θα χρειαστεί να πληρωθούν από τα ταμειακά διαθέσιμα της επιχείρησης τοις μετρητοίς.

Στη περίπτωση αρνητικής διαφοράς των ροών, η επιχείρηση οφείλει να ιεραρχήσει τις μελλοντικές πληρωμές και να τις αντιστοιχίσει με αναμενόμενες εισπράξεις της ίδιας περιόδου: π.χ. με την είσπραξη των μεταχρονολογημένων επιταγών του Οκτωβρίου θα πληρωθεί η δόση του δανείου και η μισθοδοσία. Δεν θα πληρωθεί τίποτε άλλο πριν καλυφθούν αυτές οι ανάγκες. Οι λοιπές ανάγκες θα περιμένουν τις επόμενες εισπράξεις. Έτσι η επιχείρηση καταρτίζει ένα πρόγραμμα που παρέχει σιγουριά, αυτοπεποίθηση αλλά και αξιοπιστία προς τους πιστωτές.

Αξίζει, τέλος, να υπενθυμίσουμε ότι τα διαθέσιμα μετρητά είναι ένα μέγεθος διαφορετικό από το κέρδος. Το γεγονός αυτό, ειδικά στις ατομικές μικρές επιχειρήσεις, δεν είναι πάντοτε κατανοητό. Για παράδειγμα μία επιχείρηση με αυξημένες πωλήσεις επί πιστώσει, μπορεί να είναι κερδοφόρα εάν τα έσοδά της είναι περισσότερα από τα έξοδά της αλλά ταυτόχρονα είναι δυνατόν να αντιμετωπίζει πρόβλημα με τις υποχρεώσεις της εάν το χρονικό διάστημα της πίστωσης που παρέχει στους πελάτες της είναι πολύ μεγάλο και δεν καλύπτουν οι εισπράξεις τα τρέχοντα έξοδα.