Το κόστος της αγοράς των εμπορευμάτων ή των πρώτων και βοηθητικών υλών για την παραγωγή των προϊόντων της επιχείρησης αποτελεί συνήθως το μεγαλύτερο τμήμα των εξόδων λειτουργίας.

Για το οικονομικό μέγεθος που αναφέρεται ως «κόστος πωληθέντων» και διαμορφώνει το πρώτο μικτό περιθώριο κέρδους για την επιχείρηση, ευθύνεται εξ ολοκλήρου το πλαίσιο εντός του οποίου η επιχείρηση προμηθεύεται τα αναγκαία για τη λειτουργία της αγαθά.

Η εξέταση του πλαισίου αυτού θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Τους προμηθευτές της επιχείρησης και συγκεκριμένα:

• • Τον αριθμό τους. Ένας περιορισμένος αριθμός προμηθευτών, ή ακόμη χειρότερα, η ύπαρξη ενός μοναδικού προμηθευτή ειδικά για το ή τα αγαθά που είναι πολύ σημαντικά για τη λειτουργία της επιχείρησης, είναι παράγων κινδύνου και περιορίζει την ελευθερία και τη δυνατότητα της επιχείρησης να χειριστεί αποτελεσματικά τα κοστολογικά της θέματα. Αυτό σε καμία περίπτωση δεν σημαίνει βέβαια ότι θα πρέπει να επιβαρύνουμε την επιχείρηση με μεγάλη διασπορά / κατάτμηση της λειτουργίας των προμηθειών γιατί θα αυτό θα οδηγούσε τελικά σε αύξηση του σχετικού κόστους. Ο στόχος λοιπόν είναι να βρεθεί η ισορροπία.
  • Τις σχέσεις που έχει (ή θα πρέπει να έχει) αναπτύξει η επιχείρηση μαζί τους. Οι σχέσεις πρέπει να διακρίνονται από ειλικρίνεια, αμεσότητα και αμοιβαία διάθεση υποστήριξης και διευκόλυνσης. Τα χαρακτηριστικά αυτά μπορούν να οδηγήσουν σε σχέσεις που στηρίζονται αμοιβαία στην εμπιστοσύνη.

• Τους όρους (οικονομικούς και εμπορικούς) που διέπουν τις συμφωνίες προμήθειας των διαφόρων αγαθών και υπηρεσιών. Στους όρους αυτούς θα πρέπει να συμπεριλαμβάνονται και να εξετάζονται εκτός από αυτή καθ ’αυτή την τιμή αγοράς των αγαθών, και τα ακόλουθα:Τη σύγκριση των όρων που έχουν επιβληθεί στην επιχείρηση με τους αντίστοιχους που τυχόν απολαμβάνουν οι ανταγωνιστές της, από τους ίδιους ή διαφορετικούς προμηθευτές.

• • οι λοιπές επιβαρύνσεις (μεταφορικά, ασφάλιστρα κλπ) που αυξάνουν το τελικό κόστος προμήθειας του αγαθού
  • Ο συμφωνημένος τρόπος εξόφλησης. Άλλο κόστος διαμορφώνει για την επιχείρηση η υποχρέωση εξόφληση τοις μετρητοίς ή ακόμη δυσκολότερα η υποχρέωση προκαταβολής της αξίας των αγαθών και άλλο, σαφώς χαμηλότερο, η παροχή χρονικής πίστωσης για την εξόφληση κάθε τιμολογίου αγοράς.
  • Το ύψος των αποθεμάτων που είναι αναγκασμένη να τηρεί η επιχείρηση, ως αποτέλεσμα του τρόπου με τον οποίο ο προμηθευτής της την εξυπηρετεί.
  • Τυχόν άλλες – εμπορικές κυρίως – δεσμεύσεις που αναλαμβάνουν οι επιχειρήσεις κατόπιν απαίτησης των προμηθευτών.

Από την αναλυτική εξέταση των δεδομένων που θα συγκεντρωθούν από αυτή την άσκηση, θα εντοπιστούν τα σημεία στα οποία η επιχείρηση πρέπει να επιδιώξει βελτίωση των όρων με τους οποίους προμηθεύεται.